Politique de protection des données

DECLARATION RELATIVE A L’UTILISATION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

 

COMMUNE   DE   COMBLAIN-AU-PONT

 

Date 23/03/2023

 

1. Généralités

La Commune de Comblain-au-Pont sise à Place Leblanc 17, à 4170 Comblain-au-Pont, ci-après désignée par "La Commune" a toujours été soucieuse de protéger les données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter. A cette fin, notre Commune s’engage à respecter pleinement la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (intitulé également le règlement Général sur la protection des données ») et la loi Belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

La présente déclaration vise à décrire comment notre Commune collecte, utilise et divulgue  les  informations à caractère personnel de nos administrés, des personnes qui interagissent avec nous dans le cadre d'une demande de service, lors d'une consultation de notre site internet, d'une demande d'information ou dans le cadre d'une collaboration avec nos partenaires publics ou privés.

2. Définitions :

- une « donnée à caractère personnel » est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

- un « traitement de données » se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement ...

- le « responsable du traitement » s’entend de la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est la commune de Comblain au Pont ;

- le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels notre Commune travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel de notre Commune ;

- les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et dont les données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement ;

- les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel.

Le RGPD impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

 

3. Quelles sont les données que nous collectons ?

D'une manière générale, nous recueillons et utilisons uniquement les données à caractère personnel qui sont nécessaires dans l’exécution de nos missions légales ou de service public afin de pouvoir vous informer et/ou traiter votre demande administrative.

3.1. Les Visiteurs de notre site internet/Blog

Données relatives aux visiteurs de notre site internet, blog ou site de réseau social : Il est possible de visiter nos sites internet sans nous communiquer de données personnelles. Toutefois, lorsque vous visitez notre site, nous pouvons collecter automatiquement certaines informations.

Il peut s'agir notamment des informations suivantes :

1. 1. 1. données d’identification électronique ( l’adresse IP, les renseignements d’identification de navigateur, les informations sur l’emplacement de l’équipement informatique et des logiciels, si celles-ci sont disponibles) ;
      2. informations concernant votre navigateur et votre appareil (par exemple, le domaine du prestataire de services Internet, le type et la version du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme) ;
      3. les préférences linguistiques et analyses concernant l’utilisation du site Internet, telles que les pages consultées, l’ordre de consultation de ces pages et la durée de consultation.
      4. Votre nom, prénom, adresse e-mail en cas d'utilisation de notre formulaire de contact
      5. Toute autre donnée que vous nous aurez communiquée volontairement.

 

3.2. Les Administrés et personnes entant en contact avec notre Commune pour un service

Dans le cadre de vos démarches administratives ou demande d'information, la Commune récolte et traite différentes données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel que vous seriez susceptible de communiquer ou que nous récoltons sont, notamment, les données suivantes :

- pour la plupart des demandes  administratives:

1. 1. 1. 1. 1. nom et prénom ;
            2. domicile ou résidence ;
            3. coordonnées de contact, dont éventuellement votre courriel ou téléphone ;
            4. numéro de Registre national, utilisé en principe comme numéro de dossier par les services communaux.

Des données à caractère personnel complémentaires à celles précitées seront demandées en fonction du type de démarches administratives, ainsi :

- pour les demandes auprès du service Population/Etat civil/Etrangers, nous serons également amené à demander les informations suivantes:

1. 1. 1. 1. 1. situation familiale ;
            2. date de naissance ou de décès ;
            3. empreintes (p.ex. pour le passeport biométrique) ;
            4. numéro d’identification auprès de l'Office des Etrangers
            5. Photos d’identité ;
            6. numéro de passeport
            7. numéro de permis de conduire
            8. caractéristique de votre véhicule (numéro de châssis etc)

- Pour les demandes de permis d'urbanismes, dossiers d'infractions urbanistiques :

1. 1. 1. 1. 1. les informations cadastrales ;
            2. l’historique du dossier urbanistique ;
            3. les informations relatives aux occupants de vos immeubles ;
            4. toutes données nécessaires à l’application de la législation urbanistique et environnementales ;
            5. toutes données nécessaires à l’établissement des infractions urbanistiques ;

- Pour les taxes et redevances communales :

- données bancaires pour le paiement ou le recouvrement ;

- selon la taxe ou la redevance, des données complémentaires comme :

1. 1. 1. 1. 1. données urbanistiques ;
            2. données relatives à la situation d’occupation professionnelle de l’immeuble  ;
            3. données relatives à la situation d’occupation de l’immeuble;
            4. données relatives à l’activité professionnelle ;
            5. tout élément de fait permettant d’établir la taxe (ou la redevance  ;

- Pour l'application des sanctions administratives communales, notre commune collectera les données suivantes:

1. 1. 1. 1. 1. données bancaires pour le paiement ou le recouvrement ;
            2. tout élément de fait permettant d’établir la SAC , notamment le PV de constatation dressé par la police ou agent communal;
            3. coordonnées de contact ;
            4. la plaque d’immatriculation et le numéro de châssis (repris à la DIV) dans le cadre des infractions au stationnement ;

- Pour l'enseignement communal;

1. 1. 1. 1. 1. date de naissance de l'enfant ;
            2. parcours scolaire ;
            3. données de contact des parents (adresse, email, téléphone)
            4. situation de revenus, salaires en cas d’application de réduction sur les frais scolaires ;
            5. données médicales de l'enfant, état de vaccination;
            6. photo
            7. toutes autres données nécessaires à l’application de la législation de la Communauté française-Fédération Wallonnie-Bruxelles et des lois relatives à l'enseignement et à la santé.
            8. Pour la lutte contre les logements inoccupés:
            9. Identité: noms, prénoms, genre (M/F),
            10. adresse de l'immeuble
            11. consommations d'énergie (eau, gaz, électricité)

- Pour les actions et missions de police administrative ou judiciaire

Les agents de police peuvent collecter toute une série de données à caractère personnel dans le cadre de leur mission. Il s'agira notamment des données suivantes :

1. 1. 1. 1. 1. 1. Données d’identification personnelles (Nom, prénom, adresse, téléphone, mail)
               2. Numéro de registre national.
               3. Données relatives à l'infraction ou aux biens
                  
                  

- Pour les actions et missions de l’agence de développement local

1. 1. 1. 1. 1. Numéro d’entreprise
            2. Forme juridique
            3. Adresse du siège social / de l’unité d’établissement
            4. Coordonnées de contact pour l’activité professionnelle
            5. Données d’identification personnelles de clients ou usagers (Nom, prénom, adresse, téléphone, mail) dans le cadre d’actions de promotion du commerce local

3.3. Les Collaborateurs/partenaires de notre Commune

Si vous êtes un partenaire de notre Commune tel qu'une association, une asbl ou un organisme public ou privé avec lequel nous avons un accord de partenariat ou de collaboration, nous sommes amenés à collecter des données personnelles qui sont cependant limitées. La Commune a en effet, en principe, uniquement besoin des coordonnées des personnes au sein de votre entité qui sont chargées de la collaboration qui lie votre entité avec notre Commune afin d'assurer la gestion et le suivi des missions ou dossiers traités. Nous collectons et traitons donc les données suivantes :

1. 1. 1. 1. Nom et prénom des collaborateurs
         2. Adresse e-mail
         3. Numéro de téléphone (GSM)

3.4. Les Fournisseurs/Sous-traitants

Si vous êtes Fournisseur ou Sous-traitant de notre Commune, nous sommes amenés à collecter des données personnelles qui sont cependant limitées. Notre Commune est soumise, pour la recherche et la conclusion de la plupart des contrats avec fournisseurs/ sous-traitants, aux dispositions de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics. Dans ce cadre, elle est amenée à solliciter des offres, à conclure des contrats sur base d’une comparaison de ces offres, le cas échéant après négociation avec les adjudicataires potentiels, et à exécuter ces contrats.

Dans le cadre de la négociation, de la conclusion et de l’exécution de ces contrats ainsi que des différentes procédures de demande et d’analyse d’offres, notre Commune est amenée à recevoir et traiter un certain nombre de données à caractère personnel telles que nom, adresse, données financières, expérience professionnelle, agrément(s) comme entrepreneur, etc.

Ces données à caractère personnel sont utilisées dans le cadre des finalités pour lesquelles ces données ont été demandées et communiquées, à savoir la réalisation de procédures de marchés publics, la conclusion de contrats, le cas échéant après négociation, et l’exécution de ces contrats.

Par ailleurs, une fois le marché conclu, la Commune doit également traiter les coordonnées des personnes travaillant au sein du pouvoir adjudicataire qui sont chargées du contrat de sous-traitance qui lie votre entité avec notre Commune afin d'assurer la gestion et le suivi des prestations demandées. Nous demanderons donc les données suivantes :

1. 1. 1. 1. Nom et prénom
         2. Adresse e-mail
         3. Numéro de téléphone (GSM)

Dans certains cas, nous pouvons collecter vos données bancaires afin de vous payer si votre compte n'est pas au nom de votre société. Nous pouvons également détenir des informations supplémentaires qu’une personne de votre entreprise a choisi de nous communiquer. Si, pour quelque raison que ce soit, nous avons besoin de données à caractère personnel supplémentaires, nous vous en informerons.

3.5. Les candidats à une offre d'emploi, stagiaires, intérimaires, employés, collaborateurs indépendants.

Dans le cadre d'une offre d'emploi, de stagiaire ou d'intérimaires ou de collaborateurs indépendants auprès de notre Commune, nous pouvons être amenés à collecter les données suivantes :

1. 1. 1. 1. Nom et prénom ;
         2. Âge/date de naissance ;
         3. Numéro national ou équivalent ;
         4. Sexe/genre ;
         5. Situation matrimoniale ;
         6. Coordonnées : Adresse du domicile et de résidence, numéro de téléphone portable et fixe, coordonnées bancaire, … ;
         7. Formation ;
         8. Expérience professionnelle ;
         9. Statut d’immigration (besoin ou non d’un permis de travail) ;
         10. Nationalité/citoyenneté/lieu de naissance ;
         11. Une copie de votre permis de conduire et/ou passeport/carte d’identité ;
         12. Numéro de sécurité sociale et autres informations fiscales ;
         13. Informations relatives au handicap ;
         14. Copie du casier judiciaire si cela est requis pour le poste auquel vous souhaitez postuler ;
         15. Renseignements sur votre rémunération actuelle, votre régime de retraite et vos avantages sociaux ;
         16. Informations sur vos centres d’intérêt et besoins concernant votre futur emploi ;
         17. Informations complémentaires que vous choisissez de nous communiquer ;
         18. Informations complémentaires à votre sujet que nos Clients/partenaires peuvent nous communiquer, ou que nous trouvons auprès de sources tierces ;
         19. Adresse IP ;

Veuillez noter que la liste ci-dessus des catégories de données à caractère personnel que nous pouvons collecter n’est pas exhaustive.

Ces données sont nécessaires pour nous permettre d'évaluer vos compétences dans le cadre d'une relation pré-contractuelle, de conclure un contrat de travail et assurer la gestion et le suivi de notre relation contractuelle ou de répondre à des obligations légales.

3.6. Les visiteurs de nos locaux et bâtiments

Si vous nous rendez visite dans nos locaux et bâtiments, nous collecterons vos données personnelles suivantes :

1. 1. 1. 1. Nom et prénom
         2. Numéro de téléphone
         3. Toute autre donnée requise pour assurer le respect des procédures de sécurité de nos établissements.

3.7. Les Membres du Conseil/Collège Communal

Si vous siégez au sein de notre  Conseil/Collège Communal, nous pouvons collecter les informations suivantes ou en prendre connaissance :

1. 1. 1. 1. Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail;
         2. renseignements d’identification supplémentaires (notamment la date et lieu de naissance, la nationalité, la copie de la carte d’identité/du passeport et cartes de transport) ;
         3. informations relatives à votre famille (par exemple, la situation matrimoniale, la composition du ménage) ;
         4. votre formation et votre expérience professionnelle (par exemple, l’historique d’emploi et de formation, les qualifications et expérience professionnelles) ;
         5. votre fonction actuelle;
         6. les détails sur votre fonction au sein du Conseil/Collège Communal (les dates et la durée du mandat, les présences/absences) ;
         7. données relatives à votre rémunération (montant, informations relatives aux demandes de remboursement de frais, détails en matière d’assurance et coordonnées bancaires) ;
         8. données d’identification électronique vous concernant (identifiants, mots de passe, enregistrements audio et/ou vidéo tels que ceux effectués par le biais des caméras intégrées  à votre outil informatique lors de l'enregistrement de réunions du Conseil/Collège à distance ou enregistrements vocaux) ;
         9. votre photographie (moyennant votre consentement) ; et
         10. plus généralement, les informations que vous communiquez lors de nos Conseils/Collèges Communaux (PV réunion/CA).
             
             

 4. Comment collectons-nous les données à caractère personnel ?

4.1. Les visiteurs de notre site internet

Vos données à caractère personnel sont collectées au moyen de cookies. Pour en savoir plus sur les cookies, y compris la façon dont nous les utilisons et les choix dont vous disposez, veuillez voir notre notice "Politique de cookies" sur notre page d’accueil.

Nous recueillons également des données lorsque vous nous contactez via notre formulaire de contact sur notre site, par e-mail ou par téléphone.

4.2. Les administrés et personne entrant en contact avec notre administration

Les données à caractère personnel sont en principe transmises directement par le citoyen lors de sa demande administrative ou encore lors de l'inscription à  un service ou une activité organisée par la Commune ou lors de l'inscription de votre enfant auprès d'un de nos établissements scolaires . Elles peuvent être également captées  lors de la constatation d'infractions ou de données obligatoires par des agents assermentés  ou encore obtenues auprès de sources authentiques (p.ex. Registre national, DIV, Banque carrefour des Entreprises,…).

 4.3. Collaborateur/Partenaires/Fournisseurs/Sous-traitants

Nous recevons des données personnelles directement de votre part de la manière suivante :

1. 1. 1. 1. Lorsque vous nous contactez de manière proactive, généralement par téléphone, par e-mail ou lors de votre visite auprès de nos bureaux ;
         2. Lors de votre accès à notre site internet ;
         3. Lors de la soumission à un marché public;
         4. Par l'intermédiaire de nos employés/collaborateurs dans le cadre de leurs missions.

S’il y a lieu et conformément aux lois et aux réglementations applicables, nous pouvons obtenir de plus amples informations à votre sujet par le biais :

1. 1. 1. 1. D’études de marché réalisées par des tiers et d’analyses des médias en ligne et hors ligne (que nous pouvons réaliser nous-mêmes ou par l’intermédiaire d’autres entreprises) ;
         2. De banques de données publiques ;

4.4. Les candidats à une offre d'emploi, employés, stagiaires, intérimaires ou collaborateurs indépendants

Nous collectons les données à caractère personnel des candidats de trois manières :

1. 1. 1. 1. Vous nous communiquez directement vos données personnelles par courrier ou par tout autre moyen électronique ;
         2. Vos données nous sont communiquées par d’autres sources telles que nos clients, un bureau de placement, un tiers, un site d'offre de services/emplois.
         3. Au cours de votre visite sur notre site internet (voir supra).

4.5. Les visiteurs au sein de nos bâtiments

Nous collectons vos données personnelles lors de votre visite par l'inscription de vos données dans le registre des visiteurs.
Des caméras de surveillance sont susceptibles d'enregistrer vos entrées/sorties du bâtiment, elles sont là uniquement à des fins d'identification suite à des dégradations, vols, agressions ou autres faits délictueux établis.

La conservation des images n'excède pas la durée de 1 mois comme le préconise l'Autorité de Protection des Données et ne sont consultables que par la personne habilitée à cet effet par l'autorité communale.

4.6. Nos membres du Conseil/collège Communal

Nous collectons vos données personnelles au moment au moment de la signature de la convention confirmant votre mandat au sein de notre Conllège/Conseil Communal et, d'une manière générale, lorsque la Commune inteargit avec vous dans le cadre de votre mandat ou position au sein de notre Commune.

5. Quelles sont les finalités des traitements de données à caractère personnel ?

D'une manière générale, la Commune traite vos données à caractère personnel afin d'assurer l'organisation des services communaux et de remplir nos missions précisées par toutes lois, notamment la nouvelle loi communale. Ainsi, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel pour :

La gestion et l'organisation du conseil, du collège communal et des commissions

L'organisation générale de la commune et l'organisation administrative de ses services

La gestion de notre personnel

La gestion de la comptabilité, du contentieux, des assurances et des marchés publics

La gestion de la communication (en ce compris le bulletin communal)

La gestion du patrimoine mobilier, immobilier et classé

La gestion des espaces verts et forêts,

La gestion des missions et des différents pôles d'activité de la commune comprenant :

- gestion de l'état civil

- gestion des registres de la population, des étrangers et du registre national

- la gestion des documents d'identité et passeports

- la gestion des permis de conduire

- la gestion des services connexes à l'état civil et population

- la gestion du casier judiciaire

- la gestion des affaires électorales

- la gestion de la milice

- la gestion des sépultures et inhumations

- la gestion de la sécurité et de l'ordre public (police administrative, gestion de crise et de planification urgente, gestion du service incendie)

- la gestion de l'urbanisme et de l'aménagement du territoire

- la gestion de la mobilité, de la voirie et du domaine public

- la gestion de l'environnement, des déchets et de la propreté publique

- la gestion des sanctions administratives

- la gestion des initiatives culturelles

- la gestion des initiatives sportives

- la gestion du tourisme

- la gestion de l'enseignement

- la gestion des fêtes, des évènements et du protocole

- la gestion des compétences liées à l'enfance et à la jeunesse, des aires de jeux et stages

- la gestion des affaires sociales

- la gestion du logement

- la gestion de la santé publique

- la gestion du développement économique, rural et du développement durable

- la gestion du bien-être animal

L'exercice de la tutelle communale sur les fabriques d'église et autres cultes reconnus, des asbl et CPAS

L'exercice de la tutelle communale sur les régies communales autonomes et ordinaires.

La gestion des participations à des intercommunales, des associations de communes et des sociétés privées.

Nous traitons également vos données à caractère personnel afin de :

1. 1. 1. Bénéficier des prestations que nous avons demandées par un contrat (contrat de vente, de sous-traitance ou de collaboration) ou pouvoir vous contacter à propos de nos accords;
      2. Apprécier l'adéquation de nos offres d’emplois par rapport à votre profil. Cette démarche relève des mesures pré-contractuelles.
      3. Assurer la gestion de notre relation contractuelle dans le cadre d'un contrat de stage, d'emploi, d'interim soit nous permettre de respecter des dispositions légales relatives à la sécurité sociale, la santé au travail, le régime des pensions, le régime des assurances et les obligations fiscales; vous assurer l’exercice et la jouissance des droits et des avantages liés à l’emploi, individuellement ou collectivement; nous permettre d'assurer le suivi de votre travail; vous permettre d'accéder et d'utiliser nos outils informatiques et assurer la résiliation de la relation de travail.
      4. bénéficier des missions demandées lors d’un accord de partenariat ou de collaboration avec l’entité avec laquelle vous appartenez.
      5. Vous envoyer des invitations, des promotions, offres, pour des événements, ainsi que des informations générales sur nos services dans le cadre de nos missions d’intérêt public.
      6. Vous envoyer notre Newsletter moyennant votre inscription ;
      7. Sous réserve de votre consentement exprès préalable, nous pouvons partager vos informations personnelles avec des partenaires tiers, qui peuvent vous envoyer des communications commerciales en lien avec leurs produits et services. Vous pouvez toutefois, à tout moment, refuser ces communications de marketing direct moyennant une notification à notre attention ou via le lien de désinscription qui se trouvera dans notre communication.
      8. Effectuer des études de satisfaction ou des enquêtes afin d'adapter et améliorer nos services ou produits.
      9. Nous aider à constater, exercer ou défendre des droits en justice. Il peut s’agir de situations dans lesquelles nous avons besoin d’obtenir des conseils juridiques en ce qui concerne une procédure juridique où nous sommes obligés, en vertu de la loi, de conserver ou de divulguer certaines informations dans le cadre de la procédure juridique.
      10. La sécurité de nos outils informatiques et sites internet/blog. Dans ce cas, nous utilisons vos données personnelles pour nous aider à vérifier les activités des utilisateurs de nos services, notre site internet ou blog, afin de promouvoir la sécurité et prévenir toute activité potentiellement illégale ou en violation avec nos conditions ou politiques.
      11. La sécurité de nos locaux et bâtiments. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime que nous avons à assurer la sécurité de nos établissements, la confidentialité de nos secrets d'affaires et la sécurité des personnes au sein de nos établissements.

Finalités ultérieures : Les données à caractère personnel collectée par la Commune pour les finalités visées ci-dessus peuvent être traitées pour des finalités ultérieures compatibles avec celle ayant justifié la collecte.

6. Quels sont les bases légales du traitement de vos données à caractère personnel ?

 La Commune traite vos données à caractère personnel principalement sur base d'une loi (Article 6 .1- c RGPD) ou d'une mission d'intérêt publique ou relevant de l'exercice de l'autorité publique (Article 6.1-e RGPD):

Les fondements de l’organisation communale sont exposés dans les articles 42 et 162 de la Constitution belge. :

L’article 41 stipule que « les intérêts exclusivement communaux ou provinciaux sont réglés par les conseils communaux ou provinciaux, d’après les principes établis par la constitution ».

L’article 162 stipule que « les institutions provinciales et communales sont réglées par la loi ».

La constitution et la loi n’apportent pas de définition légale de la notion d’intérêt communal. Il n’existe pas non plus une énumération légale exhaustive des compétences de nature communale. Dès lors, tout ce qui n’est pas expressément réglé par un autre niveau de pouvoir relève potentiellement de la compétence de la commune. Dans cette limite, la commune est donc souveraine pour déterminer ce qui lui semble être d’intérêt communal afin d’apporter aux administrés le service le plus adéquat. Rappelons également que le Conseil de l’Europe a adopté le 15 octobre 1985 la Charte européenne de l’autonomie locale qui est le document de base consacrant le principe de l’autonomie locale comme réalité juridique.

 

Les obligations légales et missions qui nous sont dévolues sont principalement organisées par les lois suivantes  :

1. 1. 1. le Code de la démocratie locale et de la décentralisation
      2. la législation relative au Registre national et à l’Etat civil;
      3. la législation relative à la fiscalité locale
      4. la législation relative aux sanctions administratives communales;
      5. Le code du développement territorial
      6. les lois sur l'enseignement
      7. la nouvelle loi communale ;
      8. Le Code wallone du patrimoine
      9. Le Code Wallon de l’habitation durable
      10. Le Code de l’environnement
      11. Le Code de l’eau
      12. Le Décret du 27 mars 2014 relatif au code wallon de l’agriculture
      13. Le Code Wallon de l’action sociale et de la santé
      14. Le Décret du 04 octobre 2018 relatif au Code Wallon du bien-être des animaux
      15. Le Décret 15 juillet 2008 relatif au Code forestier
      16. les lois de police communale (voir loi communale)
      17. Décret du 15 juillet 2008 - relatif au Code forestier
      18. 01 avril 2010 - Code wallon du Tourisme
      19. 18 décembre 2003 - Arrêté du Gouvernement wallon portant le Code de la fonction publique wallonne
      20. d’autres législations particulières

Dans un certain nombre de cas, nous traitons vos données à caractère personnel en vue de mesures précontractuelles ou de l'exécution d'un contrat (Article 6.1 b RGPD) (contrat d'emploi, contrat de sous-traitance, exécution d’un marché public,   inscription auprès d'un service communal (ex:, stages, crèches, compétition sportive etc..), ou encore lorsque vous demander à insérer un article ou un événement dans le bulletin communal et que vos données sont publiées dans le bulletin distribué en version papier et disponible en version numérique, etc.

1. 1. Nous traitons vos données à caractère personnel moyennant votre consentement explicite (Article 6 .1 a RGPD) par exemple lors d'une demande de votre part auprès de nos services, lors de votre inscription à certains évènements ou à notre newsletter, le traitement des images/vidéos de votre enfants à l'école ou encore lors d’études de satisfaction.
   2. Nous pouvons enfin traiter vos données à caractère personnel lorsqu'un traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes en dehors des missions de service public (Article 6.1f RGPD). Il s’agit par exemple de la sécurité de nos bâtiments ou de nos sites internet ou outils informatiques, la défense de nos droits en justice. Ces situations concernent les intérêts légitimes de la Commune à protéger qui sont considérés comme étant plus importants que les droits des personnes concernées.
      
      

7. A qui communiquons-nous vos données ?

Nous pouvons partager vos données personnelles et celles de vos enfants avec les catégories d'entités et personnes suivantes pour autant qu'elles aient un besoin impérieux de connaître vos données personnelles pour la mission qui leur est demandée ou en raison d'obligations légales :

- les employés et collaborateurs de notre Commune qui sont amenés à traiter votre dossier ou demande ;

- les autorités de tutelle auxquelles nous sommes soumis ;

- les sous-traitants de la Commune en charge du traitement de données à caractère personnel pour le compte de la Commune;

- les administrations fédérales (ex:ONSS) ou communautaires en vertu des lois en vigueur;

-  les asbl et autres organismes agissant dans le cadre d'une délégation de service public de la Commune, soit dans le cadre d'une mission confiée par la Commune à ces organismes ;

- les administrations publiques compétentes dans le cadre de l'octroi de subsides et de primes en faveur de la Commune et de ses administrés;

- nos avocats, huissiers, auditeurs-externes ou encore avec les membres des centres PMS, les médecins ou centres de visites médicales ;

- les inspecteurs et vérificateurs dument désignés à cet effet par la Communauté française ;

- les délégués du Gouvernement ;

- les inspecteurs et délégués des différents services de l’Etat chargés des inspections en matière de santé publique et de respect de la législation du travail ;

- tout représentant de l’autorité publique, officiers de police judiciaire, les officiers du Ministère public, des services de police dans le cadre de la prévention et répression des infractions.

- d’une manière générale, toute autorité légalement autorisée à en connaître comprenant notamment la Fédération Wallonnie-Bruxelles

- chercheurs ou services de recherche universitaires dans le cadre d’enquêtes scientifiques, historiques ou statistique.

- certaines données et documents du Service Archives, Urbanisme, Etat Civil ou Démographie peuvent être consultées par les citoyens conformément à la loi applicable ;

- auprès des autres communes de Belgique en fonction de votre demande ;

- auprès des autorités administratives de pays tiers en fonction de votre demande et de votre dossier.

- auprès de partenaires culturels, touristiques ou économiques (dans le cas de données récoltées pour la gestion du développement économique local), notamment : asbl les découvertes de Comblain, asbl Royal Syndicat d’initiative de Comblain-au-Pont et Poulseur, asbl Musée du Pays d’Ourthe-Amblève, asbl Groupement Régional Economique Ourthe-Vesdre-Amblève, ou toute autre asbl locale poursuivant un but d’intérêt général et non commercial ; en vue de promouvoir votre activité ou de leur permettre de vous contacter pour vous proposer un partenariat ;

En dehors de ce qui précède, vos données à caractère personnel ne sont pas transmises à d'autres organismes ou tiers, sauf si vous nous en donnez l'autorisation ou dans le cadre d'une obligation légale.

  

8. Durée de conservation des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel collectées ainsi que les pièces justificatives y afférentes sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation des finalités ayant présidé à leur collecte.

Nos établissements sont soumis aux dispositions légales relatives aux archives publiques et, notamment la Loi sur les archives du 24 juin 1955 (modifiée par la loi du 6 mai 2009, MB du 19 mai 2009) et par les deux arrêtés d’exécution du 18 août 2010. Cette loi stipule que les administrations ne peuvent éliminer des documents sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume (art. 5 Loi sur les archives) et que les archives de plus de 30 ans doivent (art. 1, § 1 Loi sur les archives) ou peuvent (art. 1, § 2 Loi sur les archives) être transférées aux Archives de l’État sur base d’un tableau de tri validé (art. 6 Loi sur les archives et AR du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives, MB du 23 septembre 2010). Les documents qui y sont identifiés comme « à conserver » doivent ainsi, après l’échéance de leur utilité administrative, être transférés aux Archives de l’État. Ces durées de conservations sont ainsi effectuées en vue d’un archivage dans l’intérêt public (art. 5.1.e et art 89. 1 RGPD).

Notre registre des traitements identifie pour chaque document présentant des données à caractère personnel de l’élève ou des parents, la durée de conservation au sein de la commune requise par les Archives de l’Etat (utilité administrative) et la règle de tri recommandée par les Archives de l’Etat après l’échéance de la période de conservation. Nous tenons à votre disposition les tableaux de durée de conservation de vos données.

Ainsi, les documents comprenant des données à caractère personnel sont conservés dans les services concernés par le traitement de votre demande ou dossier au sein de notre Commune et auprès du service Archives. Lorsque les documents n'ont plus d'utilité administrative ou juridique, ils peuvent encore avoir un intérêt historique, scientifique ou statistique. A terme, ils seront soit détruits, archivés au sein de notre Commune ou transférés aux Archives de l'Etat Belge.

Dans le cas où vous accédez à nos services communaux via une application informatique, vos données seront conservées pendant toute la durée de validité de votre compte. Toutefois, les demandes administratives introduites via votre compte restent valides et seront conservées par la Commune.

Pour plus d’informations concernant les délais de conservation généraux et/ou légaux, vous pouvez consulter les « tableaux de tri » publiés par le site internet de Archives de l’Etat

9. Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel, et qui puis-je contacter ?

Vous bénéficiez de droits par rapport au traitement de vos données personnelles. Notre établissement se tient à votre disposition pour tout renseignement à ce sujet. Vous pouvez également prendre contact avec notre DPO à l’adresse mail suivante : dpo@comblainaupont.be ou par courrier à l’adresse de notre établissement.

Les principaux droits que vous avez sont les suivants :

9.1 Droit de consultation de vos données personnelles

Vous pouvez consulter à tout moment vos données personnelles. Il suffit de prendre contact avec nous à l'adresse mentionnée ci-dessous (Responsable du traitement). On vous fournira alors un aperçu le plus complet possible de vos données, des finalités, des destinataires de ces données, des délais de conservation et l’existence d’un processus de prise de décision automatisé.

9.2 Droit de rectification de vos données

Il se peut que les données qui sont en notre possession ne soient plus à jour ou correctes. Vous pouvez à tout moment demander que ces données soient rectifiées ou complétées. Il vous appartient cependant de préciser les données que vous souhaitez voir rectifiées ou complétées.

9.3 Droit à la limitation du traitement de vos données

 Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel sous certaines conditions, à savoir ;

- lorsque vous contestez l’exactitude de ces données ;

- lorsque vous vous êtes opposé au traitement et que nous sommes dans une période de vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable de traitement prévalent sur ceux de la personne concernée ;

- lorsque vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel serait illicite mais que vous ne souhaitez pas exercer votre droit à l’effacement de vos données ;

- lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles pour les finalités énumérées ci-avant mais que vous vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.

9.4 Droit d'opposition

S'il vous semble que vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées d'une manière appropriée, vous pouvez vous opposer à leur traitement pour autant que le traitement soit basé sur nos intérêts légitimes ou sur votre consentement explicite et que cette opposition trouve son fondement sur des raisons tenant à votre situation particulière. Pour exercer ce droit, vous êtes tenu d’indiquer à quel traitement précis vous vous opposez et pour quelles raisons spécifiques. Ces informations sont nécessaires pour pouvoir assurer l’équilibre des intérêts en présence.

Veuillez noter que nous ne serons pas en mesure d'accéder à votre demande d'opposition si :

- nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes et impérieux de traiter vos données qui prévalent sur vos intérêts ou une autre raison qui justifie le maintien du traitement de vos données personnelles (ex: obligation légale); ou

- nous traitons vos données aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense d’un droit en justice.

9.5 Droit de portabilité

Dans le cas où vos données à caractère personnel sont traitées dans le cadre d’obligations contractuelles ou d’un consentement explicite et à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de demander que vos données à caractère personnel vous soient transférées dans un format structuré couramment utilisé, ou soient transférées à un autre responsable du traitement désigné par vos soins. La Loi sur la protection de la vie privée pose toutefois quelques limites à ce droit qui n'est donc pas applicable à toutes les données.

9.6 Droit à l’effacement des données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander dans les cas autorisés par le RGPD que nous procédions à la suppression de vos données à caractère personnel sur simple demande de votre part. Ce droit n’est toutefois pas absolu. L’exercice de ce droit ne pourra être mis en œuvre que dans les cas suivants :

- les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

- la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

- la personne concernée s’oppose au traitement et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ou si la personne concernée s’oppose à un traitement à des fins de prospection ;

- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

- les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l’Union ou par le droit belge ;

- les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information.

Nous vous informons que votre droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement est nécessaire pour des raisons d’intérêt général dans le domaine de la santé publique, pour la dispense de soins de santé et dans la mesure où le responsable du traitement est tenu au secret professionnel.

9.7 Droit de porter plainte

Vous avez le droit de porter plainte contre toute violation de vos droits auprès de l'autorité de contrôle si vous estimez que notre établissement n'a pas agi conformément à la législation applicable (contact de l'autorité de contrôle sous l'article "Responsable du traitement").

Vous pouvez exercer vos droits, nous poser toute question ou commentaire à propos de la présente déclaration à l'adresse mentionnée sous l'article "Responsable du traitement". Nous ferons notre possible pour traiter votre demande dans les meilleurs délais, et dans tous les cas, sous un mois (sous réserve de prolongations autorisées par la loi). Vos droits peuvent être exercés en principe gratuitement sous réserve de demandes excessives qui entraineraient une surcharge administrative importante pour notre Commune.

10. Mes données à caractère personnel seront-elles transmises en dehors de la Belgique?

L'ensemble des données à caractère personnel sont stockées sur le territoire de la Belgique et aucune information à caractère personnel n'est communiquées en dehors de l'Union Européenne sauf dans le cas du traitement des dossiers présentant un caractère extra-territorial visant des pays hors Union Européenne et toujours en accord avec les obligations légales auxquelles nous sommes soumis.

Dans le cas où il serait nécessaire pour la Commune de communiquer des données en dehors de l’Espace Economique Européen, des clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne seraient, le cas échéant, imposées au destinataire si la protection des données à caractère personnel n'est pas suffisamment protégées dans le pays de destination.

11. Qui est le Responsable du traitement de vos données ?

Conformément la loi Belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ainsi qu'à la réglementation européenne comprenant le Règlement 2016/679, Règlement Général sur la Protection des Données, le responsable de vos données à caractère personnel est :

COMMUNE DE COMBLAIN AU PONT

Adresse : Place Leblanc, 13

4170 Comblain-au-Pont

tel: +32 (0) 4 369 99 99

Fax: +32 (0)4 369 99 92

info@comblainaupont.be

Pour nous contacter, vous pouvez adresser vos demandes directement auprès du DPO à l'adresse email suivante ou auprès de l'adresse postale mentionnée ci-avant :

dpo@comblainaupont.be

Veuillez noter que cette adresse e-mail peut uniquement être utilisée à des fins de requêtes liées à la vie privée.

Pour ce qui concerne le CPAS, veuillez utiliser cpas@comblainaupont.be

Pour toute demande, nous vous demanderons, le cas échéant, une preuve de votre identité par la communication d'une copie d’un document d’identité. Nous pouvons également demander toutes informations supplémentaires que nous jugerons nécessaires au sujet de votre demande. En cas d'accès aux informations que nous détenons vous concernant, nous ne vous facturerons pas cet accès à moins que votre demande ne soit « manifestement infondée ou excessive ».  Dans ce cas, nous pourrons vous facturer des frais administratifs raisonnables dans la mesure autorisée par la loi.

Vous avez la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de contrôle si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

 Autorité de Contrôle

L'autorité de contrôle en Belgique peut être contactée de la manière suivante :

Par téléphone : (+32) (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail : contact(at)apd-gba.be

Par courrier : Autorité de Contrôle, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles/Brussels, Belgium

12. Mesures techniques et organisationnelles

Notre Commune a mis en place de nombreuses mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles afin d’assurer l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données à caractère personnel de ses élèves et parents.

Notre Commune a, en particulier, mis en place des techniques de sécurité afin de protéger les données personnelles stockées dans des serveurs informatiques contre les accès non autorisés, les usages inappropriés, les altérations, la destruction illégale ou accidentelle et la perte accidentelle.

Ces mesures incluent les mesures suivantes :

1)     prévention de l'accès par des personnes non autorisées aux systèmes de Traitement Informatiques/électroniques des Données à caractère personnel (contrôle d'accès physique) ;

2)     prévention de l'utilisation sans autorisation des systèmes de Traitement Informatiques/électroniques des Données à caractère personnel (contrôle d'accès logique);

3)     mesures garantissant que les personnes autorisées à utiliser un système de Traitement Informatiques/électroniques de Données à caractère personnel ont seulement accès aux Données à caractère personnel auxquelles elles sont autorisées à accéder conformément à leurs droits d'accès, et que, pendant le Traitement, lesdites Données ne peuvent pas être lues, copiées, modifiées ni effacées sans autorisation (contrôle d'accès aux Données) ;

4)     mesures garantissant que les Données personnelles ne peuvent pas être lues, copiées, modifiées ni effacées sans autorisation au cours de leur transmission électronique, de leur transport ou à partir de leur support de stockage, et qu'il est possible de vérifier et de déterminer à quelles entités le transfert de Données à caractère personnel est effectué (contrôle de transfert des Données) ;

5)     établissement d'une trace de contrôle afin de renseigner si et par qui les Données à caractère personnel ont été introduites dans, modifiées ou effacées des systèmes de Traitement Informatiques/électroniques de Traitement de Données à caractère personnel (contrôle d'entrée) ;

6)     mesures garantissant que les Données à caractère personnel Traitées sont traitées exclusivement en conformité avec les instructions (contrôle des instructions) ;

7)     mesures garantissant que les Données à caractère personnel sont protégées contre la destruction ou la perte accidentelle (contrôle de disponibilité) ;

8)     mesures garantissant que les Données à caractère personnel collectées à différentes fins peuvent être traitées séparément (contrôle de séparation).

9)     mesures garantissant la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel stockées sous format papier (armoire sécurisée et contrôle d'accès).

Nous nous sommes engagés dans un processus de suivi et d'amélioration continu de ses procédures de sécurité afin de tenir compte des nouvelles technologies ou des nouveaux risques.

Notre Commune a mis également en place des contrats et imposé des obligations spécifiques avec ses sous-traitants, partenaires ou son personnel afin que le traitement manuel et électronique de toute donnée à caractère personnel soit traité d'une manière confidentielle et dans des mesures de sécurité appropriées afin d'éviter toute mauvaise utilisation de ces données.

Si vous soupçonnez une utilisation abusive, une perte ou un accès non autorisé concernant vos informations personnelles, veuillez-nous en informer immédiatement le DPO de la commune : dpo@comblainaupont.be

Pour ce qui concerne le CPAS, veuillez utiliser cpas@comblainaupont.be

 

13. Modifications et amendements

Nous pouvons apporter de temps à autre des modifications à la présente Déclaration de Vie Privée afin, principalement, de nous adapter aux nouvelles exigences réglementaires. Toute modification prend effet immédiatement après la publication de la Déclaration de Vie Privée mise à jour. En cas d'une modification substantielle, une notification sera mise en évidence avant leur entrée en vigueur ou elle vous sera directement envoyée.

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